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O Tribunal de Justiça do Maranhão (TJMA), por meio da Divisão de Administração de Material, avança na implantação do Almoxarifado Virtual, um modelo estratégico de gestão de administração de materiais em que  a cadeia de suprimentos é gerenciada eletronicamente pelo Poder Judiciário e o fornecedor.

O sistema foi apresentado ao presidente do TJMA, desembargador Paulo Velten, que manuseou o protótipo e pôde, na prática, entender como funciona o procedimento de requisição do material desde o pedido até a aprovação. Na ocasião, o magistrado parabenizou o trabalho realizado pela Divisão de Administração de Material, por meio do seu chefe, Wendell Ribeiro e disse que o desenvolvimento da plataforma evidencia o comprometimento com a eficiência do serviço público. 

Entre as principais soluções apontadas por Wendell, estão: redução do tempo de entrega e falta de espaço físico. Antes do sistema, as unidades judiciárias localizadas no interior do Estado recebiam o material com o intervalo de 2,5 meses e com o Almoxarifado Virtual este tempo será reduzido para prazo inferior a 30 dias, causando melhorias significativas às atividades desenvolvidas. 

Além disso, apesar da Divisão de Administração de Material ter a sua disposição 5 galpões para armazenamento de material, nem sempre são suficientes para guardar todos os itens de maneira adequada e no quantitativo necessário, por isso, diversas compras e entregas têm de ser realizadas em curtos períodos de tempo, sobrecarregando a área de compras e fiscalização de contratos. 

Entre as vantagens, estão: otimização dos recursos humanos; economia com espaço de armazenagem; redução de custos com transporte; eliminação da obsolescência de estoque; flexibilidade na aquisição e criação de um catálogo de materiais sustentável.

De acordo com Estudo Técnico Preliminar, o novo sistema trará uma economia expressiva de R$ 11.009.030,90, um percentual de 33,02% de economia anual. 

DESENVOLVIMENTO E IMPLANTAÇÃO 

Ainda de acordo com a Divisão de Administração de Material, o desenvolvimento do projeto ocorreu em julho de 2023. O estudo e levantamento de dados se estendeu até o mês de outubro e o processo foi protocolizado em novembro, quando iniciaram os trâmites para o processo licitatório.

Após a assinatura do contrato, o projeto será implantado em 3 fases começando pelas unidades judiciárias do interior do Estado. Todos os fóruns e juizados localizados nas 108 comarcas dos 12 polos judiciais serão imediatamente atendidos pelo Almoxarifado Virtual nesta primeira fase, incluindo os termos judiciários de Paço do Lumiar, Raposa e São José de Ribamar.

Essa estratégia visa atender mais rapidamente aquelas unidades que enfrentam maiores desafios em tempo de entrega, reduzindo o período de espera atual de aproximadamente 2,5 meses, para menos de 30 dias.

Na fase dois serão incluídos todos os Juizados da Capital do Estado, São Luís e o Fórum Desembargador Sarney Costa. Por fim, unidades localizadas no prédio-sede do TJMA e demais centros administrativos passarão a ser atendidas exclusivamente pelo AV.

COMISSÃO DE IMPLANTAÇÃO DO ALMOXARIFADO VIRTUAL 

O Tribunal de Justiça do Maranhão, por meio da Portaria-TJ - 13042024, instituiu a Comissão de Implantação do Almoxarifado Virtual – CIAV no âmbito do TJMA. O documento designou os(as) servidores(as) para compor a CIAV e adotar as providências necessárias para implantar, gerir e operacionalizar o modelo Almoxarifado Virtual.

Caberá ao grupo as seguintes atribuições: coordenar as ações visando à celebração do contrato, suas prorrogações, aditivos e realizar a sua e fiscalização; propor normatizações complementares para o modelo e orientar usuários(as) quanto à sua utilização; conduzir um diagnóstico detalhado dos processos atuais de almoxarifado para identificar oportunidades de melhoria e adaptações necessárias para a transição para o modelo virtual; desenvolver um plano de transição detalhado, incluindo cronogramas, responsabilidades, recursos necessários e etapas para a implantação efetiva do Almoxarifado Virtual; estabelecer protocolos de segurança da informação e de proteção de dados para garantir a integridade e confidencialidade das informações gerenciadas pelo Almoxarifado Virtual durante e após a transição; coordenar a migração de dados dos sistemas de almoxarifado tradicionais para o sistema virtual, assegurando a precisão e a integridade dos dados transferidos;  implementar um programa de comunicação e engajamento para informar e envolver todos os stakeholders (servidores(as), fornecedores(as), gestores(as)) sobre a transição para o Almoxarifado Virtual, abordando os benefícios, mudanças de procedimentos e impactos esperados; avaliar e mitigar riscos associados à transição para o modelo de Almoxarifado Virtual, desenvolvendo planos de contingência para assegurar a continuidade das operações durante a fase de mudança; monitorar e ajustar o processo de transição conforme necessário, com base em feedbacks recebidos e resultados dos indicadores de desempenho estabelecidos para essa fase e realizar auditorias periódicas durante a transição para garantir a aderência ao plano estabelecido e aos padrões de qualidade requeridos para o funcionamento eficiente do Almoxarifado Virtual.

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