Portal do Poder Judiciario do Estado do Maranhão (TJMA)

Fórum de São Luís implementa manual de gestão de arquivos judiciais

PADRONIZAÇÃO NACIONAL

Publicado em 9 de Jul de 2025, 16h44. Atualizado em 10 de Jul de 2025, 15h12
Por Priscila da Costa

Fórum de São Luís implementa manual de gestão de arquivos judiciais

foto/divulgação: Asscom CGJ

A Divisão de Arquivo do Fórum Des. Sarney Costa (Calhau), em São Luís, implementou um manual de procedimentos e rotinas, que padroniza, qualifica e moderniza a gestão documental em arquivos judiciais. O objetivo é disseminar boas práticas entre outros órgãos, ampliando a modernização e a padronização com abrangência nacional.

Segundo a chefe da Divisão de Arquivo, Patrícia Lopes Santiago, o manual é um “Produto Técnico Tecnológico(PTT)”, trazido por uma pesquisa desenvolvida no Programa de Pós-Graduação em Administração da Universidade do Oeste de Santa Catarina (Unoesc)”.

Patrícia Santiago explica que o produto representa a materialização de uma solução baseada em conhecimento técnico e científico, desenvolvida para otimizar processos, gerar valor e ser aplicada em um ambiente real, trazendo melhorias significativas, além de ser uma ferramenta estratégica criada para transformar a realidade da gestão de arquivos no Judiciário. Ela destacou que isso já vem sendo utilizado nas rotinas e procedimentos pela Divisão de Arquivo do Fórum de São Luís e está sendo atualizado para atender novas exigências do Conselho Nacional de Justiça (CNJ).

Um artigo sobre o manual foi recentemente aprovado como um dos trabalhos que compõe o Encontro da Associação Nacional de Pós-Graduação e Pesquisa em Administração (EnANPAD 2025), que será realizado de 1º a 5 de outubro deste ano, em Aracaju-SE, e será apresentado na Universidade Tiradentes. O trabalho denominado “Mais que papel: um produto para melhorar a eficiência e o bem-estar na gestão de arquivos judiciais” tem como autora e autor, Patrícia Santiago e Alan Farias(analista judiciário da Central de Conciliação) e co-autora Andréa Furtado Perlmutter Lago (juíza diretora do Fórum de São Luís), sob orientação do professor Dr. Patrick Zawadzki e da professora Dra. Sayonara Teston.

Conforme Patrícia Santiago, o manual traz uma série de vantagens, tais como: foco diretamente na organização, na produtividade e no bem-estar dos servidores que trabalham nos arquivos; eficiência; proteção dos dados, transparência e contribuição para a preservação da memória institucional, pois está alinhado também às diretrizes do CNJ e da Associação Nacional dos Arquivos.

A co-autora Andréa Perlmutter Lago ressalta ser imprescindível pensar na modernização dos acervos físicos. “Esse projeto contribuirá para manter sempre presente a memória do trabalho do Judiciário em prol da sociedade. É a modernização do nosso acervo físico, trazendo transparência e assegurando direitos sem limite temporal”, acrescentou.

Atribuições - a Divisão de Arquivo do Fórum de São Luís é responsável pela gestão documental, guarda e descarte de processos judiciais físicos arquivados de 63 unidades judiciais do Fórum e de documentos de sete unidades administrativas. O setor também disponibiliza à comunidade em geral, unidades judiciais de todo o estado, Ministério Público e Defensoria Pública, entre outros órgãos e entidades, o acesso a processos e documentos para consultas e cópias.

Atualmente existem nos dois acervos do Arquivo, onde os processos são organizados por unidades, 46 mil caixas de processos, contendo cerca de 414 mil processos judiciais, além de processos de guarda permanente, guarda temporária e guarda amostral das respectivas unidades.

Assessoria de Comunicação
Corregedoria Geral da Justiça
asscom_cgj@tjma.jus.br