O CORREGEDOR-GERAL DA JUSTIÇA DO ESTADO DO MARANHÃO, no exercício de suas atribuições legais, conforme disposto no art. 35, incisos XLIII, “a” e “e”, do Regimento Interno do Tribunal de Justiça do Estado do Maranhão, PROVÊ: 1. Acesso aos Autos de Processos e Documentos Físicos Arquivados Art. 1º O acesso aos autos de processos e aos documentos físicos arquivados que não estejam sob sigilo ou segredo de justiça poderá ser concedido a pessoas físicas ou jurídicas que demonstrem interesse jurídico ou finalidade pública legítima, mediante requerimento formal e apresentação de documento de identificação oficial com foto, observadas a Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018, da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 e da Resolução-GP nº 5, de 24 de janeiro de 2024. § 1º A consulta presencial ocorrerá nas dependências da Divisão de Arquivo, sob supervisão do setor competente, preservada a integridade dos documentos e a confidencialidade dos dados pessoais eventualmente contidos nos autos, sendo os serviços de busca e consulta gratuitos, nos termos do art. 12 da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, por não envolver reprodução de documentos ou custos operacionais adicionais. § 2º O acesso poderá ser restringido, total ou parcialmente, quando envolver informações pessoais, sensíveis ou sigilosas, admitindo-se, sempre que possível, o fornecimento de cópia ou certidão anonimizada. Art. 2º O fornecimento de cópias digitalizadas de autos e documentos arquivados será restrito às partes, advogados ou advogadas constituídos, órgãos públicos ou terceiros que demonstrem interesse jurídico ou finalidade pública legítima, mediante requerimento encaminhado ao e-mail institucional do Arquivo (arquivo_cgj@tjma.jus.br) e recolhimento das custas correspondentes aos serviços efetivamente prestados, conforme tabela vigente. § 1º A cobrança das custas limitar-se-á ao custo de busca e reprodução por folha, conforme previsto na Tabela de Custas do Poder Judiciário do Estado do Maranhão, sendo vedada a fixação de limites quantitativos não previstos em lei. § 2º O prazo para envio das cópias será de até 20 (vinte) dias, prorrogável por mais 10 (dez) dias, nos termos da Resolução n° 215, de 16 de dezembro de 2015,do Conselho Nacional de Justiça – CNJ, podendo ser ajustado conforme a capacidade operacional do setor. § 3º Os dados pessoais constantes das cópias disponibilizadas serão tratados nos termos da Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018, sendo vedada sua divulgação ou utilização para finalidade diversa da informada no pedido. Art. 3º As unidades judiciais poderão requisitar autos e documentos arquivados por meio do Sistema Digidoc, observando-se as normas de gestão documental e de segurança da informação. 2. Acesso a Processos e Documentos em Sigilo ou Segredo de Justiça Art. 4º Autos de processos ou procedimentos físicos arquivados em sigilo ou sob segredo de justiça somente poderão ser consultados pelas partes, seus representantes legais, advogados ou advogadas constituídos, mediante identificação formal e apresentação de procuração, observadas as normas de proteção de dados pessoais e de segurança da informação. § 1º A consulta presencial realizada no balcão da Divisão de Arquivo é isenta de taxa, sendo cabível cobrança apenas nos casos de reprodução física ou digital de peças processuais, limitada ao ressarcimento dos custos efetivos, conforme o art. 12 da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011. § 2º A coleta dos dados pessoais do solicitante ou da solicitante destina-se exclusivamente ao controle interno de acesso e será tratada de forma restrita e segura, nos termos da Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018 e da Resolução-GP nº 5, de 24 de janeiro de 2024. § 3º As informações e documentos sujeitos à reserva jurisdicional somente poderão ser acessados mediante autorização judicial. Art. 5º As partes beneficiárias da gratuidade de justiça ficam dispensadas do pagamento de custas referentes aos serviços de busca, digitalização ou fornecimento de cópias de autos e documentos arquivados. Art. 6º A Divisão de Arquivo disponibilizará ao solicitante ou à solicitante processos e documentos físicos no prazo de até 5 (cinco) dias úteis, prorrogável de forma justificada conforme a complexidade do pedido, observado o transporte seguro e a rastreabilidade documental, nos termos das Resoluções-GP nº 14, de 12 de março de 2013 e Resolução-GP nº 5, de 24 de janeiro de 2024. Art. 7º É vedada a retirada de processos arquivados da Divisão de Arquivo, devendo o desarquivamento ser solicitado à secretaria da unidade judicial competente, na forma do art. 107, III, do Código de Processo Civil. Art. 8º Será permitida a retirada de processos e documentos que integrarem lotes destinados à eliminação, desde que requerido no prazo do edital de eliminação e observado o procedimento previsto no Programa de Gestão Documental do Tribunal de Justiça. § 1º A retirada por interessados ou interessadas estranhos à relação processual não poderá compreender peças ou informações sujeitas à reserva jurisdicional ou protegidas por sigilo judicial, cujo acesso depende de autorização do Juízo competente. § 2º O procedimento tramitará via Sistema Digidoc, observada a cadeia de custódia e o registro das peças desentranhadas. 3. Proibições e Restrições Art. 9º É vedado aos servidores ou às servidoras da Divisão de Arquivo realizar cópias físicas de autos, peças e documentos de processos arquivados, em desacordo com as normas previstas neste provimento, devendo, sempre que possível, ser priorizada a reprodução por meio digital, em observância à Política de Sustentabilidade do Poder Judiciário, instituída pela Resolução nº 400, de 16 de junho de 2021, CNJ. Art. 10. Não é permitido aos servidores ou às servidoras da Divisão de Arquivo fornecer informações sobre autos, peças e documentos de qualquer processo ou procedimento físico arquivado por telefone ou enviar cópias de processos, documentos e peças de processo por aplicativo privado de mensagem. § 1º No caso de solicitação por telefone o servidor ou a servidora da Divisão de Arquivo deverá orientar o interessado ou a interessada a fazer a solicitação pelo e-mail institucional do arquivo (arquivo_cgj@tjma.jus.br). § 2º Nas solicitações por e-mail deverão ser anexados os seguintes documentos: documento de Identificação Oficial com foto e, no caso da advocacia, cópia da carteira da Ordem dos Advogados do Brasil (OAB). § 3º Nas solicitações por e-mail de processos em segredo de justiça ou processos sigilosos, a advocacia deverá anexar, além da cópia da carteira da Ordem dos Advogados do Brasil (OAB), a procuração da parte que o constituiu como representante. § 4º O atendimento eletrônico observará as normas da Política de Segurança da Informação (Resolução-GP nº 39, de 12 de junho de 2023) e da Política Geral de Privacidade e Proteção de Dados Pessoais do TJMA (Resolução-GP nº 5, de 24 de janeiro de 2024), garantindo-se a autenticidade, integridade e confidencialidade das informações tratadas. 4. Controle de Acesso e Requisitos Art. 11. O controle de acesso aos autos e documentos físicos arquivados nos acervos da Divisão de Arquivo será realizado pelos servidores ou pelas servidoras responsáveis, mediante o preenchimento de planilha ou formulário próprios, contendo a identificação do solicitante, a data, o número do processo e a finalidade da consulta. Parágrafo único. As informações registradas deverão ser posteriormente inseridas em sistema de controle informatizado já existente, ou que venha ser desenvolvido pelo Tribunal de Justiça do Estado do Maranhão, observados os princípios da eficiência administrativa e da sustentabilidade previstos na Resolução nº 400, de 16 de junho de 2021, do CNJ bem como as diretrizes de gestão documental estabelecidas na Resolução nº 324, de 30 de junho de 2020, do CNJ, e na Resoluções-GP nº 14, de 12 de março de 2013. 5. Acesso aos processos e documentos físicos pelos órgãos essenciais à Justiça Art. 12. Os servidores ou as servidoras do Setor de Atendimento ao Público da Divisão de Arquivo estão autorizados(as) a fornecer cópias eletrônicas dos autos de processos e dos documentos físicos arquivados nesta divisão aos órgãos essenciais ao funcionamento da Justiça, como as Defensorias Públicas, os Ministérios Públicos, as Procuradorias Estaduais e Municipais e a Advocacia-Geral da União, mediante requisição formal, observadas as normas de segurança da informação e proteção de dados pessoais vigentes, independente da cobrança de custas ou emolumentos. Parágrafo único. As Defensorias Públicas, Promotorias, Procuradorias e demais órgãos auxiliares da Justiça poderão solicitar cópias eletrônicas dos autos de processos e documentos físicos arquivados pelo e-mail institucional do arquivo (arquivo_cgj@tjma.jus.br), pelo sistema Malote Digital ou presencialmente no Balcão de Atendimento ao Público, mediante formalização do pedido por meio de ofício subscrito pela autoridade competente e, na hipótese de solicitação presencial, acompanhada da identificação funcional do requerente. Art. 13. Em obediência ao art. 15 da Resoluções-GP nº 14, de 12 de março de 2013, do TJMA, que institui o Programa de Gestão Documental do Poder Judiciário do Estado do Maranhão, os secretários ou as secretárias das varas judiciais do Fórum Des. Sarney Costa remeterão à Divisão de Arquivo da Corregedoria os processos judiciais arquivados da seguinte forma: I – mediante o cadastro de um OFÍCIO no sistema DIGIDOC, na aba Documentos. No campo OBJETO deve descrever a finalidade de “ENCAMINHAMENTO DE CAIXAS DE PROCESSOS/DOCUMENTOS PARA GUARDA NO ACERVO DA DIVISÃO DE ARQUIVO DO FÓRUM DES. SARNEY COSTA”. Em seguida, deverá endereçar esse ofício para a DIVISÃO DE ARQUIVO DO FÓRUM DES. SARNEY COSTA e anexar a relação de processos existentes dentro de cada caixa que será encaminhada à Divisão de Arquivo, devendo a unidade remetente conservar cópia do expediente e da relação enviada, para fins de controle e conferência posterior; II – cada caixa deverá estar devidamente identificada com o nome da unidade judicial e numerada, seguindo a sequência da numeração da última caixa remetida à Divisão de Arquivo e o modelo de etiqueta disponibilizado pelo setor; III – as caixas deverão estar devidamente lacradas. Art. 14. É permitido à Divisão de Arquivo realizar o desarquivamento de processos e de documentos administrativos físicos arquivados, solicitados pelas unidades judiciais, mediante o cadastro de uma REQUISIÇÃO no sistema DIGIDOC, endereçada à Divisão de Arquivo, contendo no assunto “DESARQUIVAMENTO PROCESSO-FÓRUM” e, no campo Objeto, os dados do processo (número do processo e número da caixa), observadas as normas de acesso, sigilo e proteção de dados previstas neste Provimento e na legislação vigente. Parágrafo único. As demandas recebidas pelo sistema do Malote Digital obedecerão aos requisitos do artigo anterior, no que couber. Art. 15. A devolução de processos e de documentos administrativos físicos arquivados emprestados às unidades judiciais para a Divisão de Arquivo será realizada mediante o cadastro de uma REQUISIÇÃO no sistema DIGIDOC, endereçada à Divisão de Arquivo, contendo no assunto “DEVOLUÇÃO DE PROCESSO - FÓRUM” e, no campo Objeto, os dados do processo (número do processo e número da caixa). Parágrafo único. O controle de entrega dos autos dos processos às unidades judiciais e a devolução dos mesmos à Divisão de Arquivo deverão ser feitos mediante preenchimento de PLANILHA DE CONTROLE da Divisão de Arquivo, com a anotação do nome e da matrícula dos servidores ou das servidoras responsáveis pela entrega e/ou recebimento dos processos e/ou documentos, bem como a data e hora da entrega e/ou devolução. Art. 16. Os setores que compõem a Divisão de Arquivo devem produzir ESTATÍSTICAS MENSAIS e, ao final de cada ano, RELATÓRIO ANUAL contendo os resultados e ações dessa divisão, devendo o relatório anual ser encaminhado à Coordenadoria de Planejamento Estratégico e Inovação da CGJ, para fins de monitoramento e planejamento institucional. Art. 17. Só deverão ter acesso às salas administrativas e de guarda dos acervos da Divisão de Arquivo os servidores, as servidoras, colaboradores e colaboradoras lotados na respectiva unidade ou servidores, servidoras, colaboradores e colaboradoras autorizados pela Chefia do setor. Art. 18. Os servidores ou as servidoras da Divisão de Arquivo devem consultar sempre que necessário o Manual de Gestão e Procedimentos da Divisão do Arquivo do Fórum Des. Sarney Costa, que deverá ser atualizado sempre que necessário ou, pelo menos, uma vez por ano, preferencialmente sob a orientação da Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD). Art. 19. Este PROVIMENTO considera: I – a necessidade de facilitar o acesso a processos e documentos físicos arquivados na Divisão de Arquivo do Fórum Desembargador Sarney Costa, independentemente de autorizações emitidas por secretários ou secretárias judiciais, e de organizar o fluxo de atendimento aos públicos interno e externo, além de garantir a segurança e a conservação dos processos e documentos físicos nos acervos do setor; II – as disposições da Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018, que alterou as Leis nº 8.906, de 4 de julho de 1994, 11.419, 9 de dezembro de 2006 e 13.105, de 16 de março de 2015 (Código de Processo Civil), assegurando à advocacia o direito de examinar e obter cópias de atos e documentos de processos e procedimentos físicos e eletrônicos, ainda que sem procuração, ressalvadas as hipóteses de sigilo e segredo de justiça; III – a Resolução-GP nº 14, de 12 de março de 2013, do TJMA, que institui o Programa de Gestão Documental do Poder Judiciário do Estado do Maranhão, assim como a Resolução-GP nº 5, de 24 de janeiro de 2024, que institui a Política Geral de Privacidade e Proteção de Dados Pessoais. Art. 20. É vedada a retirada de documentos e processos arquivados para fora das dependências da Divisão de Arquivo, exceto quando autorizado por determinação judicial ou nos casos dos arts. 3º, 8º e 15 deste Provimento, e observado o disposto na Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018 (LGPD) e nas normas de sigilo processual aplicáveis. Art. 21. As orientações e procedimentos relativos ao acesso aos autos de processos e documentos físicos arquivados deverão ser amplamente divulgados aos usuários e às usuárias. Art. 22. O Tribunal de Justiça do Estado do Maranhão deverá promover capacitações periódicas para os servidores e as servidoras da Divisão de Arquivo, visando à melhoria dos serviços prestados e ao cumprimento das normas vigentes, em parceria com a Escola Superior da Magistratura do Maranhão – ESMAM. Art. 23. Os casos omissos serão resolvidos pelo corregedor-geral ou pela corregedora-geral da Justiça do Estado do Maranhão. Art. 24. Este Provimento entra em vigor na data de sua publicação. Dê-se ciência. Publique-se. GABINETE DO CORREGEDOR-GERAL DA JUSTIÇA, em São Luís, 18 de dezembro de 2025.

Desembargador JOSÉ LUIZ OLIVEIRA DE ALMEIDA
Corregedor-Geral da Justiça
Matrícula 16048