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A equipe da Coordenadoria de Inspeção da Corregedoria Geral do Foro Extrajudicial do Maranhão (COGEX) esteve nos municípios de São Bento e Palmeirândia, para cumprir mais uma etapa do cronograma de fiscalização e acompanhamento dos trabalhos das serventias maranhenses, visando garantir o aprimoramento e a eficiência dos serviços cartorários no Estado. Durante as inspeções, são verificados aspectos como estrutura física, guarda de livros, atendimento ao público, armazenamento de dados, observância das normas na realização dos atos e uso adequado dos sistemas, incluindo a inserção de informações obrigatórias.

Regulamentado pela Portaria nº 111/2025, o trabalho teve início na tarde da segunda-feira (18/8), em São Bento, região da Baixada Maranhense, onde foram inspecionados os dois cartórios da cidade. Na Serventia Extrajudicial do 1º Ofício – que tem competência para registro de imóveis, notas e protesto de títulos –, a equipe da COGEX constatou que já foi digitado e digitalizado todo o acervo de imóveis. Com a digitação do acervo concluída, já foram realizadas todas as transcrições das transmissões, sendo possível criar o indicador pessoal para possibilitar a busca nos registros mais antigos.

Checagem de livros e documentos é feita para assegurar a boa manutenção do acervo

Ainda no 1º Ofício, foi constatado que toda documentação nova que ingressa na serventia é imediatamente digitalizada. Os colaboradores que atuam na confecção dos atos estão devidamente qualificados para manusear as ferramentas e o arquivo digital do sistema utilizado na Serventia. A virtualização dos processos de trabalho é um aspecto incentivado pela COGEX, considerando o reflexo direto na segurança, agilidade e eficiência da entrega do serviço.

Já na Serventia Extrajudicial do 2° Ofício, foram identificadas pela Corregedoria Extrajudicial que o calendário para migração do acervo físico para o meio digital está atrasado. O Cartório precisa migrar todo o acervo antigo, ainda em livros, para a base de dados do Operador Nacional de Registro Civil de Pessoas Naturais (ONRCPN), tarefa que tem prazo determinado pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ). Também foi verificada a necessidade de contratação de serviço de restauração e digitação de livros, o que elimina a necessidade de busca manual no acervo físico.

Além disso, a Serventia do 2º Ofício foi orientada a proceder a atualização dos dados cadastrais da Justiça Aberta, plataforma mantida pelo CNJ, na qual constam informações relativas à atividade extrajudicial de todo país. O Cartório tem competência para notas, registro civil das pessoas naturais e de interdições e tutelas, registro de títulos e documentos e civis das pessoas jurídicas.

Equipe verifica conformidade dos atos com as normas vigentes e lançamento de dados nos sistemas informatizados

Na quarta e quinta-feira (20 e 21/8) a equipe realizou os trabalhos na Serventia Extrajudicial do Ofício Único de Palmeirândia, também na Baixada Maranhense. O Cartório possui uma estrutura saneada, com fluxos de trabalho bem organizados e com boas condições de prestar um bom atendimento à população local. A boa gestão garantiu a conquista do nível Prata, no prêmio "Selo de Eficiência e Qualidade", criado no âmbito do Judiciário maranhense para apoiar e incentivar melhorias na prestação de serviços extrajudiciais.

Com a conclusão dos trabalhos, a equipe da COGEX vai elaborar um relatório para cada serventia inspecionada, documento onde é apontada toda a situação constatada, bem como eventuais providências imediatas a serem adotadas para garantir a boa prestação dos serviços.

Os trabalhos foram presididos pelo juiz da 1ª Vara da Comarca de Santa Luzia, Bruno Pinheiro, que esteve assessorado pelas servidoras Bianca Brito, Valéria Rubim e Bianca Rodrigues, além dos servidores Manoel Marques Neto, Manoel Ferreira Júnior, José Raimundo Oliveira, Guilherme França, Caique Carvalho e Ruan Hudson Abreu. 

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