Portal do Poder Judiciario do Estado do Maranhão (TJMA)

Design Organizacional das Unidades Interligadas

foto/divulgação: -

O projeto Novo Design Organizacional das Unidades Interligadas (UI) - idealizado pelo Núcleo de Registro Civil da CGJ/MA e executado pelo Laboratório de Inovação (Toada Lab) - consiste em desenvolver um design organizacional para as Unidades Interligadas (UI's) presentes nas maternidades maranhenses, estabelecendo um modelo organizacional sólido, com o objetivo de padronizar os procedimentos e garantir maior eficiência e qualidade no fluxo de trabalho de registros civis nas maternidades locais. O intuito é que esse projeto possa ser replicado e expandido para abranger todas as Unidades Interligadas de Registro Civil do Maranhão.
O projeto buscou compreender as dificuldades encontradas por algumas unidades interligadas com deficiências em seu funcionamento e baixo índice de registro civil, identificadas em pesquisa realizada pelo Núcleo de Registro Civil da CGJ-MA.
A primeira etapa consistiu na sensibilização e conscientização dos atores envolvidos no processo de registro civil sobre o alto índice de sub-registro no Maranhão. A ausência de registro de nascimento torna essas pessoas invisíveis para a sociedade, impedindo seu acesso a serviços essenciais de saúde, educação e outros direitos fundamentais. Foram coletados dados sobre a realidade atual das unidades interligadas de registro civil e dos cartórios por meio das ferramentas de inovação para identificar maneiras de melhorar o fluxo organizacional das Unidades Interligadas (UIs) e desta maneira propor um design organizacional (DO). Nessa etapa, por meio do Toada Lab, foram utilizadas , metodologias inovadoras tais como, o "Mapa da Empatia", "Canvas" (Design Thinking), a matriz F.O.F.A (SWOT) e o Blueprint de serviços (Jornada do usuário), para analisar e buscar soluções para os problemas identificados, resultando na criação de um modelo prévio dessa nova estrutura organizacional que se pretende propor e implementar.
A segunda etapa do projeto está em desenvolvimento e envolve redesenho do fluxo de trabalho para padronizar os procedimentos, tanto nas unidades interligadas quanto nos cartórios e nas maternidades/hospitais, de modo que esse modelo possa ser expandido e utilizado para atender todo o Estado do Maranhão. Nesta etapa, será apresentado o novo fluxo de trabalho proposto para funcionamento das UIs e dos cartórios em um segundo evento presencial com os mesmos participantes, que será agendado ainda no segundo semestre de 2023, para que eles validem esse fluxo (TO BE) para o processo de trabalho já com todas as melhorias identificadas a partir das técnicas de DT e ferramentas aplicadas no Workshop, em que foi usado o design participativo (DP) para propor um novo design organizacional (DO) para as unidades interligadas de registro civil.

Link do projeto no RenovaJud