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A Corregedoria Geral do Foro Extrajudicial do Maranhão (COGEX) realizou, na última segunda-feira (6/10), uma visita técnica à Coordenadoria de Arquivo e Gestão Documental do Tribunal de Justiça do Maranhão (TJMA), situada no bairro Alemanha, em São Luís. O encontro teve como objetivo conhecer as práticas de gestão, recuperação e preservação de documentos adotadas pelo setor, com vistas a instituir uma parceria voltada à digitalização dos acervos dos cartórios de Registro Civil das Pessoas Naturais do Estado.

A visita foi conduzida pelo diretor da COGEX, Osman Bacellar Neto, acompanhado da secretária da Diretoria, Fernanda Deruiz, e contou com a recepção do historiador e coordenador de Arquivo e Gestão Documental do TJMA, Christofferson Melo Cunha de Oliveira, além da equipe técnica formada pelos arquivistas Lucas Thery Monte Verde Silva e Marcelo de Araujo Matos.

Integrantes da COGEX e do servidores do Arquivo do TJMA durante o encontro, no bairro da Alemanha

Durante o encontro, integrantes da COGEX conheceram as instalações do Arquivo Judiciário Desembargador Milson de Souza Coutinho e observaram os métodos de tratamento, identificação, avaliação, seleção, descrição arquivística, conservação preventiva, digitalização, preservação digital, difusão e acesso público.

Segundo Osman Bacellar, a aproximação entre as duas áreas representa um passo decisivo na integração institucional entre o Judiciário e o Extrajudicial, com foco na troca de conhecimento técnico e na otimização das práticas de gestão documental. “A experiência do TJMA na organização e digitalização de acervos será essencial para que possamos replicar boas práticas no âmbito extrajudicial, garantindo eficiência, segurança e preservação histórica”, destacou o diretor da COGEX.

O coordenador Christofferson Melo ressaltou que, uma vez firmada a parceria, o projeto seguirá os princípios arquivísticos previstos na Resolução nº 324 do Conselho Nacional de Justiça (CNJ ) e Resolução nº 31 do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), observando critérios técnicos rigorosos para o tratamento de documentos de valor permanente. “A digitalização dos acervos, realizada segundo as normas arquivísticas, especialmente quanto à autenticidade e integridade, contribuirá não apenas para a preservação da memória institucional, mas também para o fortalecimento da confiança pública nos registros”, afirmou o historiador.

Entre as deliberações do encontro, ficou definido que a COGEX vai formalizar a proposta de cooperação junto à Presidência do TJMA nos próximos dias. O plano deve incluir a elaboração de uma política arquivística voltada às serventias extrajudiciais do Maranhão, além da implantação de um projeto-piloto no Cartório da 3ª Zona de Registro Civil das Pessoas Naturais de São Luís, localizado no bairro João Paulo.

MODERNIZAÇÃO E VALORIZAÇÃO DA MEMÓRIA INSTITUCIONAL

A iniciativa integra o conjunto de ações da COGEX voltadas à modernização e digitalização dos acervos cartorários de registro civil em todo o Estado, bem como à migração gradual das informações para o Operador Nacional do Registro Civil de Pessoas Naturais (ON-RCPN) — entidade que compõe o Sistema Eletrônico de Registros Públicos (SERP).

O projeto busca ampliar o acesso às informações de registro civil de maneira mais célere, segura e transparente, promovendo a preservação da memória documental, a eficiência administrativa e a melhoria dos serviços prestados à população. Ao unir esforços com o Arquivo do TJMA, a Corregedoria reafirma seu compromisso com a inovação, a sustentabilidade e a valorização do patrimônio documental do Estado do Maranhão.

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