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O Tribunal de Justiça do Maranhão (TJMA) realizou, nessa segunda (30/9) e terça-feira (1°/10), o curso AFD na Prática: Aperfeiçoando a Gestão Documental do TJMA, voltado para servidores e servidoras das áreas de gestão de pessoas do Tribunal e da Corregedoria-Geral de Justiça do Maranhão. O evento ocorreu no auditório do Centro Administrativo, localizado na rua do Egito, em São Luís. A sigla AFD – Assentamento Funcional Digital – refere-se ao repositório do quadro funcional do Judiciário maranhense.

O objetivo do curso foi alinhar a produção, classificação, digitalização, indexação, gestão e destinação final dos documentos funcionais de servidores, servidoras, magistrados e magistradas, conforme os parâmetros estabelecidos pelo Programa Nacional de Gestão Documental do Conselho Nacional de Justiça (CNJ) e pelo Manual de Gestão Documental do Poder Judiciário. A capacitação foi conduzida por Lucas Monte Verde, assessor técnico de Arquivologia e História do TJMA e mestre em Ciência da Informação.

A iniciativa foi fruto de uma parceria entre o Arquivo do TJMA, a Diretoria de Recursos Humanos (DRH), a CGJ/MA e a Escola Superior da Magistratura do Maranhão (Esmam).

CREDIBILIDADE DAS INFORMAÇÕES

A diretora de RH, Diana Bastos, ressaltou que a gestão documental é fundamental para o bom funcionamento da Diretoria de Recursos Humanos (DRH). "A confiabilidade e a credibilidade das informações contidas nas pastas funcionais de magistrados, magistradas,  servidores e servidoras são essenciais para assegurar a integridade dos dados fornecidos. Com essa base sólida, garantimos que as informações registradas sejam precisas e seguras", destacou.

Ela também enfatizou que a iniciativa inovadora moderniza a gestão documental e está dentro do projeto de revisão dos dossiês funcionais. "A revisão desses dossiês é uma etapa crucial para garantir que estejam organizados de maneira eficiente e conforme as melhores práticas de gestão documental, atendendo às normas do Conselho Nacional de Justiça (CNJ) e observando rigorosamente a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD)", afirmou Diana Bastos.

Ela destacou ainda que esse ajuste das anotações funcionais não só promoverá a automação e maior eficiência dos processos da DRH, como também impactará diretamente no andamento das demandas, garantindo a sustentabilidade e a proteção dos dados sensíveis. “O projeto está alinhado ao Plano de Gestão do TJMA, sempre focado na inovação e na melhoria contínua dos serviços prestados”, concluiu.

MELHORIA NA GESTÃO DE PESSOAS 

Para o coordenador de Arquivo e Gestão Documental, Christofferson Melo, o curso trouxe inovações relevantes para a área. "Essa ação representa um avanço para o Tribunal, pois promove melhorias nas práticas de gestão de pessoas, especialmente com as novas diretrizes para o Assentamento Funcional Digital. Isso contribuirá para a otimização dos processos internos, resultando em mais qualidade na prestação de serviços e na implantação da cadeia de custódia dos documentos, conforme as normas do Conselho Nacional de Justiça (CNJ)", afirmou.

Christoferson explicou que o Assentamento Funcional Digital do TJMA é um repositório digital dos documentos (pastas funcionais) de servidores, servidoras, magistrados e magistradas, considerado fonte primária da informação, que substituiu as tradicionais pastas físicas. “O TJMA já utiliza essa versão do assentamento digital, que agora está passando por melhorias para se adequar às normas de descrição e indexação de dados conforme os parâmetros do Programa Nacional de Gestão Documental do Poder Judiciário, entregando agilidade na prestação de serviços em gestão de pessoas e segurança com a implantação da cadeia de custódia dos documentos”, esclareceu.

Com a capacitação, espera-se que os setores administrativos do Arquivo e da Diretoria de Recursos Humanos aprimorem o tratamento arquivístico dos dossiês funcionais, que abrangem tanto servidores ativos quanto inativos do Judiciário estadual. Ao todo, são 19.000 assentamentos funcionais e cerca de cinco milhões de documentos.

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