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COGEX segue implementando melhorias no cartório da 3ª Zona de Registro Civil de São Luís
Na tarde da última sexta-feira (26/9), uma equipe do órgão esteve no local para conversar com profissionais e alinhar estratégias de trabalho
Por Asscom-COGEX
A Corregedoria Geral do Foro Extrajudicial do Maranhão (COGEX) segue realizando ações para retomar a regularidade na prestação dos serviços de registro civil de São Luís, com ações intensificadas no Cartório da 3ª Zona, que funciona no bairro João Paulo. No fim da tarde da última sexta-feira (26/9), uma equipe do órgão esteve no local para acompanhar o andamento dos trabalhos, que tem a finalidade de garantir o bom funcionamento da serventia e o atendimento das pessoas que buscam os serviços.
A visita técnica foi coordenada pelo diretor da COGEX, Osman Bacellar Neto, que conversou com as equipes de balcão, que atuam na linha de frente do atendimento do cartório a usuárias e usuários do serviço. O diálogo se estendeu a colaboradoras e colaboradores internos e foi acompanhado pelo delegatário interino Fábio Fontes, que assumiu o cartório de forma temporária, no início do mês de setembro. A mudança de interinidade foi uma das primeiras medidas adotadas pela Corregedoria Extrajudicial para assegurar a boa prestação dos serviços e solucionar problemas constatados e que vinham sendo relatados pela população.
Na visita, Osman Bacellar enfatizou o apoio irrestrito da COGEX na realização das tarefas diárias e disse contar com cada uma e cada um que faz parte da equipe do cartório na superação do quadro atual. “Estamos tratando de diversos assuntos aqui, porque a população vem para cá em busca de soluções para suas demandas e nós estaremos ao lado de vocês, levando o melhor serviço para essas pessoas. Sabemos que a situação não é fácil, mas eu conto com vocês e contem com a Corregedoria Extrajudicial”, disse o diretor.
Diretor da COGEX, Osman Bacellar conversa com equipe interna do Cartório da 3ª Zona de RCPN
Durante o encontro, o cartorário Fábio Fontes, que assumiu a serventia no dia 1º de setembro, teve a oportunidade de apresentar parte dos esforços já empreendidos no período. O delegatário interino disse que, embora o prédio não seja o mais adequado, já conseguiu reordenar o espaço de trabalho, contratar mais pessoas e instituir fluxos das demandas, o que, segundo ele, era o ponto mais crítico. Apesar de funcionar com horário reduzido, das 8h às 14h, as medidas já apresentam resultados positivos, com mais fluidez no atendimento diário, que chega a 300 pessoas.
De acordo com Fábio Fontes, a adoção de rotinas de trabalho foi possível a partir do diagnóstico realizado na primeira semana. Um dos pontos identificados, conforme explicou, foi que procedimentos simples eram priorizados e outros mais complexos tendiam aguardar, o que gerava acúmulo de tarefas pendentes. Com a nova gestão, esse problema está sendo superado e as medidas adotadas já impactam na redução de erros, diminuição do retrabalho, economia de insumos e aumento da produtividade, contribuindo para a entrega do serviço com mais qualidade.
O delegatário Fábio Fontes (esq.) apresentou um resumo das ações implementadas e dos resultados já obtidos
Com a nova gestão, colaboradoras e colaboradores estão sendo alocados em atividades nas quais apresentam melhor desempenho e metas individuais de produtividade foram instituídas, o que contribui no processo de racionalização e otimização da cadeia de trabalho para atender o elevado volume de demandas diárias. Somando-se os pedidos de balcão com aqueles recebidos nas plataformas digitais, o número ultrapassa 400 solicitações por dia. Outro desafio que a serventia ainda precisa enfrentar é a digitalização do seu acervo, considerando que grande parte dos registros estão presentes apenas em livros físicos.
A COGEX avalia alternativas para auxiliar no processo de digitação e digitalização do acervo, que é um dos maiores do Estado, a fim de iniciar a migração dos dados para a base de dados do Operador Nacional de Registro Civil. Essa medida, além de facilitar o acesso de órgãos públicos a algumas informações, vai possibilitar a oferta do serviço com mais rapidez, uma vez que os dados estarão disponíveis em sistema com mecanismos de buscas, que deixarão de ser feitas de forma manual.
EXPEDIENTE DIFERENCIADO E MUTIRÃO PARA BAIXA DE PENDÊNCIAS
Em razão das intervenções realizadas na Serventia da 3ª Zona de RCPN, o horário de atendimento foi temporariamente modificado, estando o cartório aberto para a população das 8h às 14h. Após esse horário, os trabalhos se restringem a atividades internas, para organização e saneamento de pendências identificadas.
Em formato de mutirão, esse trabalho se estendeu na manhã do último sábado (27/9), quando foram priorizadas solicitações externas, decorrentes de pedidos de órgãos como a Defensoria Pública e Ministério Público do Estado, que têm isenção de taxas. Conforme informou Fábio Fontes, o objetivo desse mutirão é atender pedidos que já passaram do tempo de resposta e que a equipe está empenhada na solução e adequação, para que os pedidos passem a ser atendidos no prazo legal.
O formato de força-tarefa do último sábado resultou em 168 atos confeccionados e selados, além do adiantamento do serviço de triagem e qualificação de outras solicitações pendentes de resolução, o que facilitará a conclusão e a entrega desses serviços. No próximo sábado (4/9), de acordo com o interino, haverá novo mutirão para dar continuidade na solução de pendências encontradas no cartório, a exemplo de pedidos paralisados na Central de Registro Civil (CRC).
Fábio Fontes ressaltou, ainda, que está sendo dada especial atenção para pedidos recebidos pelo site www.registrocivil.org.br, destacando que todas as demandas para emissão de certidões eletrônicas oriundas da plataforma para o Cartório da 3ª Zona foram sanadas. O serviço está disponível 24 horas e é uma alternativa para quem deseja solicitar a segunda via da certidão pela internet, com opção de receber o documento em formato eletrônico ou impresso, no endereço informado. Assim como no cartório, há custos para pedidos pela plataforma, enquanto os casos de gratuidade, para pessoas declaradamente pobres na forma da lei, continuam sendo atendidos exclusivamente no balcão de cada cartório ou por intermédio da Defensoria Pública, conforme cada caso.
Assessoria de Comunicação
Corregedoria Geral do Foro Extrajudicial
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