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A Corregedoria Geral do Foro Extrajudicial do Maranhão (COGEX) realizou, na manhã desta quarta-feira (24/9), a primeira reunião do Gabinete de Crise para intensificar as ações de melhoria nos cartórios da 1ª e da 3ª Zona de Registro Civil de Pessoas Naturais (RCPN) de São Luís. Além das medidas que já vêm sendo implementadas pela Corregedoria, a iniciativa inédita abre espaço para participação de outras instituições, entidades representativas e profissionais que atuam nas serventias de registro civil da capital.

Um levantamento da Corregedoria Extrajudicial aponta para o crescimento da demanda pelos serviços em todo Estado, com destaque para São Luís. O órgão já identificou algumas razões desse aumento, grande parte associado à necessidade de recadastramento em programas sociais, que exigem, por exemplo, o documento atualizado e CPF averbado na certidão. Também foi verificada a alta demanda de atualização para emissão da Carteira Nacional de Identidade, que motivou uma série de tratativas para alinhamento com o Instituto de Identificação, que resultou na flexibilização  de entendimentos acerca das regras para emissão da nova carteira.

O trabalho do Gabinete de Crise instituído pela COGEX conta com a presença do Tribunal de Justiça, Ministério Público, Defensoria Pública, Associação de Registradores de Pessoas Naturais do Brasil e sua regional no Maranhão, Caixa Econômica Federal, Instituto de Seguridade Social, Procuradoria-Geral do Município de São Luís e cartórios das cinco zonas de registro civil da capital. Todos os órgãos e entidades contaram com a presença de representantes na reunião.

Reunião foi presidida pelo desembargador José Jorge Figueiredo, corregedor-geral do foro extrajudicial

Conforme explicou o corregedor-geral do foro extrajudicial, desembargador José Jorge Figueiredo dos Anjos, a proposta da criação da força-tarefa consiste em uma medida que pretende trazer outros atores que atuam no sistema extrajudicial ou que, em alguma medida, suas atuações estejam refletindo na busca pelos serviços cartorários, ocasionando elevação da demanda para o atendimento físico nas serventias. 

• “Estamos aqui para discutir as causas dos problemas já identificados pela Corregedoria Extrajudicial e encontrar soluções de forma conjunta. Já temos um diagnóstico, conhecemos os problemas e precisamos tomar decisões mais adequadas e urgentes, para garantir um serviço com qualidade para as pessoas que procuram os cartórios com a intenção de obterem a certidão e, consequentemente, poderem acessar direitos, com destaque para os civis e sociais, que estão diretamente ligados à execução de políticas públicas”, disse José Jorge. 

O desembargador também falou de algumas ações que vêm sendo implementadas pela COGEX para solucionar os problemas no Cartório da 3ª Zona de RCPN (João Paulo), a exemplo da designação de novo delegatário, que deverá adotar medidas urgentes para a mudança da sede da serventia, contratação de pessoal e elaboração de um plano de gestão com foco na eficiência. Ressaltou, ainda, as inspeções e visitas técnicas, ações que viabilizam um diagnóstico mais preciso e que já têm possibilitado a adoção de soluções concretas pela Corregedoria Extrajudicial. 

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ELEVAÇÃO DOS SERVIÇOS NO CARTÓRIO DA CAPITAL

Um dos pontos discutidos durante a reunião foi o aumento da demanda pelos serviços de registro civil verificado nos últimos meses em São Luís. Com estruturas menores e quadro de colaboradoras e colaboradores dimensionados para o atendimento regular, a COGEX constatou que medidas precisavam ser adotadas, o que vem sendo feito em parceria com a ARPEN-MA e representantes dos cartórios das cinco zonas da capital. 

Além da elevação da demanda por certidões atualizadas para obtenção da Carteira de Identidade Nacional, a Corregedoria Extrajudicial constatou aumento significativo de solicitações de certidões para regularização de cadastros sociais, renovação de benefícios, acesso a programas sociais e, o mais recente, a obrigatoriedade de recadastramento de servidoras e servidores da Prefeitura de São Luís. 

O recadastramento foi confirmado pelo procurador municipal Rafael Kriek, que explicou que o Executivo ludovicense está realizando a atualização como medida de saneamento de eventuais pendências cadastrais e como medida de melhoria da gestão de pessoal. Ele informou que o prazo final está previsto para o dia 17 de outubro e que alguns documentos exigidos podem sim impactar na busca pelos serviços dos cartórios, uma vez que é necessário atualização de estado civil e dependentes, mas ressaltou que não há exigência que a certidão seja atualizada.

PROVIDÊNCIAS ADOTADAS

Por parte da Corregedoria, além das providências já apontadas, o órgão vai continuar acompanhando a oferta dos serviços em todos os cartórios de São Luís. O corregedor José Jorge ainda destacou que a conclusão do concurso para provimento dos cartórios vagos, que aguarda julgamento de recurso no Supremo Tribunal Federal, é uma medida que trará soluções imediatas com as nomeações para cartórios atualmente sem titular. Em relação ao Cartório da 3ª Zona (João Paulo), vai instalar postos externos temporários, com apoio do ônibus do Tribunal de Justiça, além de contratar e treinar profissionais para atendimento na serventia, medida que já está em curso. 

Sede atual do Cartório da 3ª Zona deve passar por mudança e funcionar em novo endereço

Outra medida que é resultado concreto do diálogo estabelecido pela COGEX com a ARPEN-MA e cartórios da capital é a mudança do cartório da 1ª Zona de Registro Civil, que funciona na Rua do Egito e, ainda na primeira quinzena de outubro, terá novo endereço na Avenida Beira Mar. O cartório, que possui um grande acervo e é o mais antigo do Maranhão com competência exclusiva para registro civil de pessoas naturais, vai funcionar em novo endereço e deverá passar por um processo de digitação e virtualização, com a migração dos registros para plataformas digitais seguras. 

A Corregedoria Extrajudicial também vai intensificar a divulgação do serviço de solicitação de certidão disponível na plataforma www.registrocivil.org.br. O serviço on-line está disponível 24 horas e a pessoa solicitante tem opção de receber a certidão eletrônica ou física, sem sair de casa, com conforto, segurança e agilidade. Esta é uma alternativa para quem pode pagar pelo serviço, o que tende a reduzir a demanda física nos cartórios, permitindo melhor organização do atendimento daquelas pessoas que realmente precisam se deslocar até o balcão da serventia. Representantes dos órgãos presentes concordaram em dar mais amplitude na divulgação desse serviço em seus canais de comunicação e para o público que atendem diariamente.

Outra alternativa acordada, desta vez com a Defensoria Pública, é que os pedidos de certidões, relativos a registros de São Luís, sejam realizados exclusivamente pela plataforma da Central de Registro Civil (CRC), que permite a comunicação de alguns órgãos públicos com as serventias, o que vai reduzir o deslocamento de pessoas até os cartórios. Atualmente, grande parte de cidadãs e cidadãos atendidos pela DPE, que necessitam de certidões, recebem um formulário e a orientação para comparecerem ao cartório indicado.

Quanto aos pedidos, a presidente da ARPEN e titular do Ofício da 1ª Zona de RCPN da capital, Graciana Soares, bem como os demais representantes dos outros quatro cartórios presentes, assumiram o compromisso de atender às solicitações oriundas da DPE, via CRC, dentro do prazo legal. Interino da 3ª Zona desde o dia 1º de setembro, o delegatário Fábio Fontes disse que, nesse aspecto, já iniciou um esforço para sanar, até o fim deste mês, todas as pendências que encontrou no sistema quando assumiu a serventia.

Presidente da ARPEN-MA, Graciana Soares, disse que a entidade está engajada na busca de soluções

Serão adotadas, ainda, providências no sentido de buscar, junto à Prefeitura de São Luís, a prorrogação do prazo e outras sugestões serão repassadas para análise, referentes ao processo de recadastramento funcional do quadro de pessoal. Em relação a demandas referentes à Caixa, o coordenador jurídico da regional Maranhão, Rogério Dias, disse que a instituição vai avaliar procedimentos internos e dará um retorno quanto às exigências das carteiras de identidade, medida adotada para o acesso a benefícios. Ele anunciou que o banco está em vias de implantar a biometria e reconhecimento facial no sistema de pagamento de benefícios, o que vai reduzir a recorrente necessidade de documentos.

Apesar do compromisso em rever procedimentos internos, inclusive no âmbito dos cartórios, representantes das instituições presentes destacaram que todas as providências a serem adotadas deverão observar os critérios normativos, que conferem legalidade jurídica e segurança na realização dos atos realizados diariamente. No âmbito de atuação de cada órgão, esses cuidados são necessários para evitar fraudes, golpes e acesso indevido a benefícios e direitos de terceiros, por exemplo.

Também estiveram presentes a procuradora de justiça, Sandra Elouf; a juíza auxiliar da COGEX Laysa Paz Mendes; a juíza de registro públicos de São Luís, Lorena Brandão; o juiz assessor de relações institucionais da Presidência do TJMA, Douglas Guia; o promotor da Promotoria de dos Direitos Fundamentais, Carlos Henrique; a promotora de Registros Públicos, Eligiane Carvalho; o diretor da COGEX, Osman Bacellar; o presidente da ARPEN Brasil, Devanir Garcia; o chefe do setor de cadastro do INSS, Reginaldo Gouveia; e do serviço de benefício do Instituto, Francisco Portela, o defensor público e coordenador de atendimento da DPE, Thiago Josino;  as cartorárias Rosseline Privado (2ª Zona), Teresa Cristina (5ª Zona) e o escrevente substituto da 5ª Zona, Israel Vasconcelos; a coordenadora de Serventias da COGEX, Amanda Azevedo; e a coordenadora de Inspeções da COGEX, Bianca Brito.

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