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COGEX e associações cartorárias debatem o uso efetivo dos sistemas de informação

Além do prazo para inserir informações antigas, cartórios precisam alimentar os sistemas de forma permanente

Publicado em 20 de Set de 2024, 16h20. Atualizado em 20 de Set de 2024, 17h26
Por Fernando Souza

PRIMEIRA IMAGEM DE UMA SEQUÊNCIA DE TRÊS. MOSTRA PESSOAS EM VOLTA DE UMA MESA DE TRABALHOS, DURANTE REUNIÃO ENTRE A COGEX E ENTIDADES CARTOTÁRIAS PARA DEBATER MEDIDAS DE MELHORIA NO USO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO. O ENCONTRO ACONTECE NA SEDE DA COGEX, NO GABINETE DO CORREGEDOR-GERAL DO FORO EXTRAJUDICIAL, QUE CONDUZ REUNIÃO.

Desembargador José Jorge reforçou a necessidade de cumprimento dos prazos e adequada execução do cronograma

foto/divulgação: -

Melhorar o uso dos sistemas disponíveis nos cartórios do Estado do Maranhão. Essa foi a pauta central da reunião, realizada na manhã desta sexta-feira (20/9), na sede da Corregedoria Geral do Foro Extrajudicial do Maranhão (COGEX), entre a equipe do órgão correcional e os representantes de associações cartorárias que atuam no Estado. Dentre os pontos debatidos, a urgente necessidade das serventias maranhenses de alimentarem com dados os sistemas de informação, que subsidiam a atuação de diversos órgãos nacionais.

O encontro de trabalho foi proposto pelo corregedor-geral do foro extrajudicial, desembargador José Jorge Figueiredo dos Anjos, preocupado com o cumprimento dos prazos e cronograma estabelecidos para atualização das informações nas mais diversas plataformas. São informações obrigatórias, relacionadas à realização dos atos cartorários, a exemplo de transações imobiliárias, escrituras, testamentos, protestos, registro de nascimento, casamento e divórcio.

“A COGEX está à disposição para orientar e apoiar a melhor execução dos serviços, mas estaremos atentos aos prazos estabelecidos e cumprimento do cronograma, pois os serviços precisam ser executados rigorosamente dentro da lei. É um dever que temos para além da boa prestação dos serviços, garantindo que essas informações cheguem aos órgãos competentes, a fim de subsidiar uma série de ações e iniciativas, que vão do combate à corrupção e à lavagem de dinheiro à criação de políticas públicas que melhoram a vida da sociedade”, afirmou o desembargador.

Pelo que foi exposto na reunião, o problema de alimentação adequada dos sistemas não alcança todos os cartórios. Ainda assim, há uma parcela significativa de serventias que não cumpriu a obrigação de informar os dados no sistema e nem apresentou novo cronograma para execução, conforme prazo estendido pelo Conselho Nacional de Justiça. Além do novo cronograma, o diretor da COGEX, Osman Bacellar Neto, também defendeu a necessidade de elaboração de um plano de ação para a execução no prazo previsto.

Dentre os sistemas que precisam de atualização das informações, além da alimentação permanente dos atos praticados, destaque para a Central Eletrônica Notarial de Serviços Compartilhados (CENSEC), a Central de Informações de Registro Civil (CRC), Sistema Eletrônico de Registros Públicos (SERP) e Serviço de Atendimento Eletrônico Compartilhado (SAEC). O não cumprimento da atualização no prazo estabelecido, bem como a falta de lançamento regular das informações nos sistemas, pode gerar uma série de implicações aos cartórios com pendência, inclusive a abertura de processo disciplinar.

Participaram da reunião a juíza corregedora Laysa Mendes; o juiz corregedor André Bogéa; a coordenadora das Serventias, Eliana Monteiro; o coordenador de Inspeções, Cardel Mendonça; além dos representantes da Associação dos Titulares de Cartórios (ATC-MA), Diovani Santa Bárbara; do Instituto de Registro de Títulos e Documentos e de Pessoas Jurídicas do Brasil (IRTDPJ-MA), Thyago Soares; do Colégio Notarial do Brasil (CNB-MA), Gustavo Dal Molin; da Associação dos Notários e Registradores (Anoreg), Lucas Semeghini; da Associação de Registradores de Pessoas Naturais (Arpen-MA), Graciana Soares; e do Instituto de Estudos de Protesto de Títulos do Brasil (IEPTB-MA), Christian Carvalho.

OUTROS ASSUNTOS

Também foram tratados, durante o encontro, a necessidade de melhoria na comunicação entre as serventias e a COGEX, a unificação de selos com código de leitura quando da realização de diversos atos, necessidade de formação continuada, atualização do formulário de inspeções.

A COGEX propôs analisar o melhor fluxo na rotina de comunicação acerca dos acontecimentos do órgão, como forma de estreitar a relação com as serventias e fomentar o diálogo propositivo. Quanto à unificação dos selos, proposta pelos representantes das entidades, foi explicado que a finalidade é manter a realização de todos os atos, mas que em vez de um selo para cada ato, haveria apenas um selo com respectivo qr code, que ao ser lido, traz a informação de todos os atos realizados no respectivo documento. Atualmente é necessário um selo para cada ato.

Outra proposta que muito debatida foi a necessidade de formação inicial e continuada, como forma de aprimorar e uniformizar os serviços cartorários, elevando consequentemente o padrão de qualidade em todo o Estado. As entidades vão realizar o levantamento de algumas necessidades de formação nas respectivas áreas de atuação e apresentar à COGEX, que viabilizará parceria institucional para garantir a realização das ações formativas.

Por fim, em relação às inspeções, a juíza Laysa Paz ressaltou que é uma atividade que precisa de constante atualização, para estar em conformidade com as inovações trazidas no cenário atual. Ela disse que a Corregedoria do Foro Extrajudicial vai avaliar o que pode ser melhorado nas ferramentas de inspeção e reforçou que a COGEX está aberta para receber sugestões que possibilitem um ganho de eficiência na realização da atividade de correição.

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