A definição moderna de Gestão de Documentos está presente no art. 2º, I, da Resolução CNJ n. 324/2020 como “o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento de documentos e processos recebidos e tramitados pelos órgãos do Poder Judiciário no exercício das suas atividades, inclusive administrativas, independentemente do suporte de registro da informação”. O conceito, surgido como corolário dos pressupostos constitucionais, foi apresentado pela primeira vez no art. 3º, da Lei nº 8.159/91, a Lei Nacional de Arquivos.
A Gestão de Documentos é uma importante ferramenta para a melhoria da relação entre a sociedade e o Poder Judiciário. Ela envolve a produção, organização, armazenamento, preservação e disponibilização de documentos, facilitando o acesso à informação e garantindo transparência e eficiência nos processos judiciais.
Objetivos:
- Otimizar a produção e tramitação de documentos arquivísticos (físicos, eletrônicos e Nato-digitais);
- Organizar e destinar corretamente os documentos;
- Reduzir a massa documental acumulada (física ou digital)
- Proporcionar agilidade no desarquivamento dos processos e documentos;
- Eficiência na administração do arquivo;
- Melhorar a gestão de recursos públicos;
- Preservar e conservar os processos e documentos;
- Liberação de espaço físico;
- Assegurar o acesso à informação por parte da administração pública e do cidadão;
- Agregar valor para a gestão do conhecimento institucional;
- Dispor a segurança informacional;
- Preservação e difusão da memória.
Programa de Gestão Documental do Tribunal de Justiça do Maranhão
O Programa de Gestão de Documental do Tribunal de Justiça do Maranhão, aprovado pelo Plenário da Corte, foi instituído pela Resolução-GP 142013 e atualizado pela Resolução-GP 652021, em conformidade com a Resolução CNJ nº 324/2020.
Trata-se de um programa contínuo para que a classificação da documentação produzida seja observada constantemente, evitando-se caminhos desnecessários, excessos de utilização de recurso material e humano e propiciando, além da guarda preciosa, a instituição de políticas de Gestão Documental, inclusive e principalmente quanto ao aspecto da preservação da Memória do Judiciário Maranhense.
Sua missão é a criação de um padrão técnico e científico para a produção, tramitação, arquivamento, guarda e preservação da Memória diante dos documentos que são produzidos pelo Tribunal de Justiça do Maranhão, racionalizando, ampliando o acesso à informação, modernizando e otimizando os procedimentos como forma de atender a demanda.
Os instrumentos para essas ações são o Plano de Classificação e as Tabelas de Temporalidade, que são necessários desde a distribuição dos autos de processo judicial ou instauração do expediente administrativo, seja em suporte físico ou eletrônico. Desse modo, refletem os aspectos administrativos, econômicos, jurídicos, sociais e históricos, agilizando o acesso à informação, propiciando o exercício de direitos e deveres dos cidadãos e do Estado e preservando corretamente a documentação de valor permanente.
A Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos Administrativos, aprovada pela Resolução-GP 312015, foi construída e vem sendo atualizada pela Coordenadoria de Arquivo e Gestão Documental, a fim de disponibilizar a temporalidade de todos os documentos produzidos e utilizados nas unidades do Tribunal de Justiça do Estado do Maranhão.
Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname) do CNJ
O Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname) teve suas bases lançadas em 2008 mediante termo de cooperação entre o CNJ e o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) e foi instituído pela criação de Comitê do Proname pela Portaria CNJ 616, de 10 de setembro de 2009.
A Resolução CNJ 324/2020, institui diretrizes e normas de Gestão Documental e Gestão de Memória do Poder Judiciário e dispõe sobre o Proname.
Para conhecer o Proname, clique aqui.