A definição moderna de Gestão Documental está presente no art. 2º, I, da Resolução CNJ n. 324/2020 como “o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento de documentos e processos recebidos e tramitados pelos órgãos do Poder Judiciário no exercício das suas atividades, inclusive administrativas, independentemente do suporte de registro da informação”. O conceito, surgido como corolário dos pressupostos constitucionais, foi apresentado pela primiera vez no art. 3º, da Lei nº 8.159/91, a Lei Nacional de Arquivos.
A Gestão de Documentos pressupõe uma ampla pesquisa e estudo da produção documental de determinado órgão a fim de identificar os tipos documentais produzidos, recebidos e acumulados em cada área da instituição.
Objetivos:
- Preservar a memória histórica;
- Reduzir a massa documental de processos findos arquivados;
- Proporcionar agilidade no desarquivamento dos processos e documentos;
- Eficiência na administração do arquivo;
- Melhorar a gestão de recursos públicos;
- Melhorar a conservação dos processos e documentos de guarda permanente;
- Liberação de espaço físico;
- Assegurar o acesso à informação por parte da administração púbica e do cidadão;
- Incentivar a pesquisa;
- Agregar valor para a gestão do conhecimento institucional.
Programa de Gestão Documental do Tribunal de Justiça do Maranhão
O Programa de Gestão de Documental do Tribunal de Justiça do Maranhão, aprovado pelo Plenário da Corte, foi instituído pela Resolução-GP 142013 e atualizado pela Resolução-GP 652021, em conformidade com a Resolução CNJ nº 324/2020.
Trata-se de um programa contínuo para que a classificação da documentação produzida seja observada constantemente, evitando-se caminhos desnecessários, excessos de utilização de recurso material e humano e propiciando, além da guarda preciosa, a instituição de políticas de Gestão Documental, inclusive e principalmente quanto ao aspecto da preservação da Memória do Judiciário Maranhense.
Sua missão é a criação de um padrão técnico e científico para a produção, tramitação, arquivamento, guarda e preservação da Memória diante dos documentos que são produzidos pelo Tribunal de Justiça do Maranhão, racionalizando, ampliando o acesso à informação, modernizando e otimizando os procedimentos como forma de atender a demanda.
Os instrumentos para essas ações são o Plano de Classificação e as Tabelas de Temporalidade, que são necessários desde a distribuição dos autos de processo judicial ou instauração do expediente administrativo, seja em suporte físico ou eletrônico. Desse modo, refletem os aspectos administrativos, econômicos, jurídicos, sociais e históricos, agilizando o acesso à informação, propiciando o exercício de direitos e deveres dos cidadãos e do Estado e preservando corretamente a documentação de valor permanente.
A Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos Administrativos, aprovada pela Resolução-GP 312015, foi construída e vem sendo atualizada pela Coordenadoria de Arquivo e Gestão Documental, a fim de disponibilizar a temporalidade de todos os documentos produzidos e utilizados nas unidades do Tribunal de Justiça do Estado do Maranhão.
Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname) do CNJ
O Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname) teve suas bases lançadas em 2008 mediante termo de cooperação entre o CNJ e o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) e foi instituído pela criação de Comitê do Proname pela Portaria CNJ 616, de 10 de setembro de 2009.
A Resolução CNJ 324/2020, institui diretrizes e normas de Gestão Documental e Gestão de Memória do Poder Judiciário e dispõe sobre o Proname.
Para conhecer o Proname, clique aqui.