De acordo com o art. 4º da Resolução GP nº 14/2013, que institui o Programa de Gestão Documental no âmbito do Poder Judiciário do Estado do Maranhão, os principais instrumentos (textuais) do Programa de Gestão Documental do TJMA são:
1. O Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade - Atividade-Fim - Classes Processuais;
2. O Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade - Atividade-Fim - Assuntos;
3. O Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade - Atividade-Meio; e
4. O Manual de Gestão Documental do Poder Judiciário do Estado do Maranhão (a ser elaborado).
PROCEDIMENTOS PARA ENVIO DE DOCUMENTOS ÀS UNIDADES DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA DO TJMA
Serão transferidos ao Arquivo do TJMA (anexado à Coordenadoria de Biblioteca, denominada atualmente como Coordenadoria de Biblioteca e Arquivo, conforme Resolução GP nº 10/2015) apenas os documentos de arquivo, definidos como sendo aqueles recebidos ou produzidos pelo Tribunal de Justiça e suas unidades administrativas (isto é, da Justiça de 2º grau) em decorrência do exercício de suas atividades específicas, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza, de acordo com os prazos estabelecidos pela Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo do Tribunal (quando aprovada), após o cumprimento de exigências do setor de arquivo registradas na Portaria TJ nº 2700/2012 e o devido envio de memorando pelo Sistema Gerenciador Digital de Documentos – DIGIDOC acompanhado da(s) respectiva(s) Guia(s) de Remessa de Documentos (arquivos dos anexos da Portaria TJ nº 2700 disponibilizados abaixo).
Para obter orientações detalhadas e os formulários utilizados para envio de documentos à CADH, clique nos arquivos disponibilizados abaixo.
Para evitar dúvidas em relação aos documentos que devem ser enviados para um dos três arquivos do Tribunal esclarecemos que: serão transferidosà Divisão de Gestão e Controle Documental (CGJ) apenas os documentos de arquivo, definidos como sendo aqueles recebidos ou produzidos pelos Juizados Especiais e unidades administrativas da Justiça de 1º grau (Corregedoria); e à Divisão de Arquivo do Fórum de São Luís serão transferidos apenas os documentos de arquivo, definidos como sendo aqueles recebidos ou produzidos pelas Varas ou Secretarias Judiciais da Comarca da Capital em decorrência do exercício de suas atividades específicas, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza, de acordo com os prazos estabelecidos pela Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo do Tribunal (quando aprovada), após o cumprimento de exigências do referido setor de arquivo.
DESTINAÇÃO E ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS
A destinação dos documentos que se encontrem em fase intermediária ou permanente para arquivamento nas unidades de gestão arquivística centralizadas no TJMA (arquivos) são denominadas de transferência, eliminação e recolhimento.
Considera-se transferência a passagem de documentos de um arquivo corrente para o arquivo intermediário, onde aguardarão sua destinação final: eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Os documentos transferidos de fase intermediária passarão à custódia e responsabilidade do Arquivo do TJ , da Divisão de Gestão e Controle Documental ou do Arquivo do Fórum, conforme a competência de cada um para recebimento de documentos.
A eliminação consiste no descarte de documentos que foram considerados sem valor permanente após terem cumprido prazo de arquivamento em fase intermediária, e passado pelo processo de seleção e avaliação documental.
A fim de evitar o arquivamento indevido, no envio de documentos às unidades de gestão documental/arquivos devem ser observados alguns procedimentos, geralmente descritos em atos administrativos específicos, como portarias (vide Portaria nº 2700/2012 - TJ).
É importante destacar que os processos judiciais somente podem ser arquivados após trânsito em julgado e o devido registro de sua baixa definitiva no sistema ThemisSG e JurisConsult.
A Portaria nº 393/2010-DG era o documento vigente contendo orientações para envio de documentos à CADH para arquivamento. Porém, esta foi substituída recentemente por outra mais abrandente, a Portaria nº 2700/2012-TJ, que contém maiores detalhes sobre cada um dos procedimentos que são adotados por esta instituição arquivística.