Instrumentos do Programa de Gestão Documental do Poder Judiciário do Maranhão:
1. Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos e Destinação de Autos Judiciais do Tribunal de Justiça do Maranhão;
2. Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos Administrativos do Tribunal de Justiça do Maranhão;
3. Lista de Verificação para Baixa Definitiva de Autos;
4. Lista de Verificação para Eliminação de Autos Findos;
5. Fluxograma de Avaliação, Seleção e Destinação de Autos Findos;
6. Plano para Amostra Estatística Representativa;
7. Manual de Gestão Documental do Poder Judiciário - CNJ.
Procedimentos para envio de documentos às Unidades de gestão arquivística do TJMA
Serão transferidos ao Arquivo do Tribunal de Justiça apenas os documentos de arquivo, definidos como sendo aqueles recebidos ou produzidos pelo Tribunal de Justiça e suas unidades administrativas (isto é, da Justiça de 2º grau) em decorrência do exercício de suas atividades específicas, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza, de acordo com os prazos estabelecidos pelas Tabelas de Temporalidade de Documentos do Poder Judiciário do Estado do Maranhão, nos termos da Portaria TJ nº 2700/2012 e o devido envio de memorando pelo Sistema Gerenciador Digital de Documentos – DIGIDOC acompanhado da(s) respectiva(s) Guia(s) de Remessa de Documentos (arquivos dos anexos da Portaria TJ nº 2700/2012 disponibilizados abaixo).
Para obter orientações detalhadas e os formulários utilizados para envio de documentos ao Arquivo, clique nos arquivos disponibilizados abaixo.
Para evitar dúvidas em relação aos documentos que devem ser enviados para um dos três arquivos do Tribunal esclarecemos que: serão transferidos à Divisão de Gestão e Controle Documental (CGJ) apenas os documentos de arquivo, definidos como sendo aqueles recebidos ou produzidos pelos Juizados Especiais e unidades administrativas da Justiça de 1º grau (Corregedoria).
À Divisão de Arquivo do Fórum de São Luís serão transferidos apenas os documentos de arquivo, definidos como sendo aqueles recebidos ou produzidos pelas Varas ou Secretarias Judiciais da Comarca da Capital em decorrência do exercício de suas atividades específicas, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza, de acordo com os prazos estabelecidos pela Tabela de Temporalidade de Documentos do Tribunal, após o cumprimento de exigências do referido setor de arquivo.
Destinação final e arquivamento de documentos
A destinação dos documentos que se encontrem em fase intermediária ou permanente para arquivamento nas unidades de gestão arquivística centralizadas no TJMA (arquivos) são denominadas de transferência, eliminação e recolhimento. Considera-se transferência a passagem de documentos de um arquivo corrente para o arquivo intermediário, onde aguardarão sua destinação final: eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Os documentos transferidos de fase intermediária passarão à custódia e responsabilidade do Arquivo do TJ , da Divisão de Gestão e Controle Documental ou do Arquivo do Fórum, conforme a competência de cada um para recebimento de documentos.
A eliminação consiste no descarte de documentos que foram considerados sem valor permanente após terem cumprido prazo de arquivamento em fase intermediária, e passado pelo processo de seleção e avaliação documental.
É importante destacar que os processos judiciais somente podem ser arquivados após trânsito em julgado e o devido registro de sua baixa definitiva no sistema ThemisSG e JurisConsult.
As orientações para envio de documentos ao Arquivo do Tribunal de Justiça, para arquivamento, estão elencadas na Portaria-TJ nº 2700/2012.