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A Corregedoria Geral do Foro Extrajudicial do Maranhão (COGEX), em parceria com a Coordenadoria de Arquivo e Gestão Documental do Tribunal de Justiça do Maranhão (TJMA), realizou, na manhã desta quinta-feira (6/8), uma visita ao acervo do Cartório do 1º Ofício de Notas de São Luís. A iniciativa teve como objetivo avaliar as condições de preservação dos documentos históricos da serventia e definir ações para a gestão e tratamento do acervo.

A equipe técnica do TJMA foi composta pelo historiador e coordenador do Arquivo Judiciário, Christofferson Melo, e pelos arquivistas Lucas Monte Verde Silva e Marcelo de Matos. Pela COGEX, participaram o diretor Hugo Matos e a coordenadora das Serventias Extrajudiciais, Maíra Lopes de Castro.

A visita foi conduzida pela tabeliã Grace Freitas, que destacou a importância histórica do acervo e a necessidade de adoção de medidas para sua preservação. Segundo ela, a proximidade da mudança de endereço da serventia reforça a importância do apoio técnico para garantir a adequada conservação dos documentos.

Localizado atualmente na Rua do Sol, o 1º Ofício de Notas de São Luís é uma das serventias mais antigas do Maranhão e possui documentos que remontam ao período do Brasil Colônia. Durante a visita, foram identificadas escrituras lavradas há cerca de 264 anos, incluindo documentos históricos relacionados a procedimentos de compra e venda que contam com assinaturas atribuídas a figuras históricas do Maranhão, como Ana Jansen.

Cartório possui diversos documentos que remete ao período do Brasil Colônia

A serventia deverá funcionar em novo endereço em breve, na Rua Jansen Muller, nº 53, na avenida Beira-Mar (situado atrás da RFFSA), em espaço mais amplo e adequado para o atendimento ao público.

GESTÃO E PRESERVAÇÃO DO ACERVO

O diretor da COGEX, Hugo Matos, destacou a importância da atuação conjunta entre a Corregedoria, o TJMA e a serventia para garantir a preservação do patrimônio documental e histórico do Maranhão e colocou a COGEX à disposição para contribuir com as próximas etapas do trabalho.

Já Christofferson Melo explicou que a atuação da equipe está baseada na Portaria Conjunta nº 18/2026, assinada pela COGEX e pelo TJMA, que institui a Política Arquivística para as Serventias Extrajudiciais do Maranhão.

A normativa estabelece diretrizes e procedimentos para a gestão documental, digitalização, guarda e preservação dos acervos das serventias extrajudiciais, contribuindo para a manutenção da autenticidade dos documentos, a segurança jurídica e o acesso à informação.

"A partir da visita, foi possível realizar um diagnóstico situacional para que possamos elaborar um plano de ação e apresentá-lo ao Cartório e à Corregedoria Extrajudicial, de forma que os atores possam atuar conjuntamente em uma força-tarefa, considerando o recorte cronológico do acervo e a fragilidade do suporte papel dos documentos", destacou.

Entre as medidas previstas está a realização de procedimentos arquivísticos de acordo com as normas estabelecidas pela Resolução nº 324 do Conselho Nacional de Justiça (CNJ) e pela Resolução nº 31 do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), observando critérios técnicos para o tratamento de documentos de valor permanente.

O trabalho deve incluir a higienização, identificação e avaliação das peças documentais. Após essa etapa, os documentos considerados de valor permanente poderão ser transferidos, mediante acordo com a serventia, para custódia do Arquivo Judiciário "Desembargador Milson de Souza Coutinho".

Assessoria de Comunicação
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