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A Corregedoria Geral do Foro Extrajudicial (COGEX) realizou, na manhã desta quarta-feira (2/10), uma inspeção ordinária no Cartório da 2ª Zona de Registro Civil de Pessoas Naturais de São Luís (2º RCPN). O Ofício funciona na Rua do Norte (Centro) e tem a competência para praticar atos de registro civil de nascimento, casamento e óbito, assim como averbações, anotações e emissão das certidões relativas a esses serviços.

O trabalho foi conduzido pelo juiz auxiliar da COGEX André Bogéa, que coordenou a equipe na verificação de aspectos relacionados a realização de atos, cumprimento de prazos, funcionamento dos serviços e atendimento ao público. Dentre pontos analisados, destaque para o quantitativo de colaboradores para atender à alta procura pelos serviços, espaço físico, ambientação, sistema de senhas, acessibilidade, observância da prioridade legal e estrutura física que possa oferecer condições adequadas para quem aguarda ser atendido.

Estrutura física e prestação do serviço ao público foram avaliadas

Em outra frente de trabalho, a equipe se dedicou a analisar a regularidade de escrituração dos atos lançados nos livros de nascimento, casamento de óbito, publicação de proclamas. Também foram verificados o cumprimento de prazos, alimentação de sistemas, cópia e segurança de dados, conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados e o atendimento pelo 2º RCPN das recomendações que constam do relatório da última inspeção realizada pela Corregedoria, considerando as oportunidades de melhoria apontadas naquela ocasião.

Um ponto cobrado pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ) – e que tem recebido atenção da COGEX – é a migração das informações contidas nos livros para os sistemas CRC e ON-RCPN. O juiz André Bogéa conversou com a titular da Serventia, registradora Rosseline Privado, e ressaltou a necessidade de realizar esse trabalho no prazo estabelecido pelo Conselho, até dezembro de 2030, alertando quanto às implicações em caso de descumprimento. Ele sugeriu a busca de alternativas e a elaboração de um plano de trabalho que possa assegurar o atendimento da determinação.

“Sobre a migração de dados, isso vale para todas as serventias e nós temos adotado as medidas possíveis, inclusive, já foi tema de reunião com as associações cartorárias para que auxiliem no diálogo com a categoria. A migração tem o propósito de guardar, em base de dados segura, informações relativas aos atos praticados nos cartórios. O resultado dessa medida é refletido na gestão da serventia, na redução do tempo de atendimento e na melhoria da qualidade do serviço ao cidadão”, afirmou o magistrado. 

Servidores conferem lançamentos de informações nos sistemas de gerenciamento de dados

Além do juiz André Bogéa, participaram das atividades no 2º RCPN o coordenador de inspeções, Cardel Mendonça, a servidora Bianca Cunha e os servidores Manoel Junior, Manoel Neto e Ruan Hudson. A inspeção ordinária segue agenda anual da COGEX e foi determinada na Portaria nº 3772/2024, que também estabelece inspeção no 1º Tabelionato de Notas de São Luís. Os serviços e o atendimento ao público não foram suspensos durante os trabalhos da inspeção.

DIGITALIZAÇÃO E MIGRAÇÃO DE DADOS

Em todo Brasil, as serventias extrajudiciais (cartórios) vêm passando por um processo de digitalização do seu acervo. São livros antigos, muitos deles com registros históricos e importantes para a memória da região onde os cartórios estão instalados e outros até de importância nacional, que precisam da guarda e proteção adequada. Há, ainda, casos que documentos sofreram com a ação do tempo ou fatores como inundação, incêndio e ataque de pragas e que, por isso, necessitam passar por um processo de restauração.

Para assegurar a guarda de livros e documentos, os cartórios precisam adotar uma série de cuidados em relação ao espaço físico, além de terem que digitalizar e migrar as informações para sistemas que atendem aos diversos segmentos de atuação das serventias. Com os dados disponíveis nesses sistemas, é possível garantir a segurança e proteção das informações, busca de dados em plataformas nacionais, suporte ao desenvolvimento de políticas públicas, bem como garantir um serviço cartorial com mais agilidade e qualidade ao cidadão.

Com o objetivo de acelerar esse processo, o CNJ estabeleceu prazos para que cartórios de todo país realizem a migração das informações para suas respectivas bases de dados nacionais. No Maranhão, especificamente os cartórios de Registro Civil de Pessoas Naturais, o prazo foi ajustado para até dezembro de 2030, tendo esses cartórios que elaborar seu plano de trabalho e realizar, a cada 6 meses, a migração de registros equivalentes ao intervalo de 10 anos. O novo prazo já está sendo contado e o cartório que ainda não iniciou o processo ou está atrasado, precisará intensificar seus esforços para cumprir o cronograma.

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